Chargé de contrôle de projets

14 avril 2019
Industries Agriculture, Foresterie, Pêche, Chasse
Catégories Gestion de Projets, Analyse d'Affaires, Environnement - Energie, Agriculture, Pêches, Forestrie, Transformation
Montreal, QC

Description

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Titre du poste : Chargé de contrôle de projets

Lieu : Montréal

Se rapporte à : Chef principale, projets et portefeuille

Domtar est un important fournisseur d'une grande variété de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d’emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits hygiéniques absorbants. Comptant près de 10 000 employés au service de clients dans plus de 50 pays, Domtar est animée par la volonté de transformer la fibre de bois durable en produits utiles sur lesquels les gens peuvent compter au quotidien.

Relevant du Chef principale, projets et portefeuille, le Chargé de contrôle de projets travaille en étroite collaboration avec et en support à l'équipe de gestionnaires de projet, en assurant des fonctions de coordination, de communication et de contrôle.

Principales responsabilités :

  • Participer à la gestion et à la réalisation des projets sélectionnés en effectuant les tâches suivantes :
    • Assister aux réunions sur l'état du projet, documenter et communiquer les progrès dans le journal RAID (Risques, hypothèses, problèmes et dépendances);
    • Effectuer le suivi des actions, des risques et des problèmes;
    • Planifier et préparer les ordres du jour des ateliers ou des séances de révision;
    • Préparer le rapport sur l'état du portefeuille en consolidant les informations à partir des rapports sur l'état hebdomadaire créés par les gestionnaires de projet, y faire le suivi de toute incohérence dans la portée, le calendrier ou le budget.
  • Fournir de l'aide aux gestionnaires de projet pour la maintenance du projet;
  • Diriger la mise en œuvre de projets à faible complexité de courte durée et de petites équipes avec la supervision du gestionnaire de projet;
  • Veiller au respect des politiques et procédures de gouvernance du bureau de projet et à la documentation appropriée requise pour chaque projet;
  • Fournir un soutien quant aux rapports de temps aux ressources des services partagés et de sécurité informatiques de l'entreprise. Fournir un soutien aux gestionnaires de projet en tant que super-utilisateur : ex: créer des tâches, gérer le projet et les informations sur les ressources; aider à assurer la consignation précise du temps en assurant le suivi des incohérences;
  • Fournir un soutien à tous les gestionnaires de projet pour les rapports financiers.

Compétences clés :

  • Aptitudes à la communication, leadership, esprit d’équipe;
  • Capacité d’établir et de cultiver d’excellentes relations de travail avec les collègues et les partenaires d’affaires;
  • Capacité à travailler dans un contexte au rythme rapide et axé sur les résultats, dans divers secteurs fonctionnels et lieux;
  • Excellentes compétences en présentation et en facilitation;
  • Habileté à documenter le statut d’un projet;
  • Capacité à bien travailler en équipe, axé sur la qualité et en mesure de respecter les délais, à démontrer de la flexibilité et la capacité à s'adapter au changement;
  • Habileté à travailler dans un environnement décentralisé;
  • Motivé, grand souci du détail et axé sur les résultats;
  • Bilinguisme à l’écrit et à l’oral (français et anglais).

Expérience professionnelle et qualifications :

  • Un diplôme en informatique ou en technologie de l'information est requis ou une expérience de travail équivalente;
  • Minimum de 5 années d'expérience avérée dans la participation réussie à la réalisation de projets de technologie d'infrastructure;
  • Vous êtes familier avec les méthodologies de gestion de projet;
  • Excellentes compétences en informatique, y compris Microsoft Office et Microsoft Project.

Vous devez réussir un processus de sélection qui comprend des entrevues, des tests d’aptitudes (selon le poste) et une prise de références.

Domtar applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Notre offre :

  • Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
  • Un environnement de travail moderne et spacieux;
  • Un plan d’assurance « À la carte » (vie, soins médicaux, dentaires);
  • Un programme d’aide aux employés;
  • Un Centre de la Petite Enfance sur place;
  • Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
  • Un régime de retraite avec participation de l’employeur;
  • Du développement et de la formation continue payés par l’employeur.

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Position title: Project Control Officer

Location:Montreal

Reports to: Sr. Manager, Projects & Portfolio

Domtar is a leading provider of a wide variety of fiber-based products including communication, specialty and packaging papers, market pulp and absorbent hygiene products. With approximately 10,000 employees serving more than 50 countries around the world, Domtar is driven by a commitment to turn sustainable wood fiber into useful products that people rely on every day.

Reporting to the Sr. Manager, Projects and Portfolio, the Project control officer works closely with, and in support of, a team of Project Managers, by providing coordination, communication and control functions.

Job Responsibilities/Accountabilities:

  • Assist with the project management and delivery for selected projects by performing the following:
    • Attend the project status meetings and document and communicate progress in the RAID log (Risks, Assumptions, Issues and Dependencies);
    • Perform action, risk and issue follow-ups;
    • Schedule and prepare agendas for workshop or review sessions;
    • Prepare the Portfolio Status Report by consolidating information from the weekly status reports created by the Project Managers; follow-up on any scope, timeline or budget inconsistencies.
  • Provide help to the Project Managers for the maintenance of the project;
  • Lead the implementation of low complexity projects of short duration and small teams with supervision from the Project Manager;
  • Ensure adherence to the PMO Governance policies and procedures and that the appropriate required documentation is provided for each and every project;
  • Provide time reporting support to the Corporate IT Shared Services & Security resources. Provide support to the Project Managers as a super user: ex: create tasks, maintain the project and resource information; aid in ensuring accurate time reporting by following up on any inconsistencies;
  • Provide support to all project managers for financial reports.

Key Skills:

  • Communication, compliance and leadership skills;
  • Able to build and maintain solid, professional working relationships with peers and business stakeholders;
  • Ability to work in a fast-paced, results-oriented climate; across functional areas and multiple locations;
  • Outstanding presentation and facilitation skills;
  • Skill in documenting project status;
  • Ability to work well on a team, quality oriented and able to meet deadlines, flexible and be able to adapt to change;
  • Worked in a decentralized environment;
  • Self-motivated, strong attention to detail, and results driven;
  • French and English, written and spoken.

Professional Experience/Qualifications:

  • A Computer Science or Information Technology Degree is required or equivalent work experience;
  • Minimum of 5 years of proven record of successfully participating in the delivery of Infrastructure Technology projects;
  • Familiarity with project management methodologies;
  • Excellent computer skills, including Microsoft Office and Microsoft Project.

You must successfully complete a selection process that includes interviews, aptitude tests (for some positions) and reference verification.

Domtar is an equal opportunity employer. We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

Our offer:

  • A downtown location (Place des Arts metro);
  • A modern and spacious environment;
  • A flexible insurance plan (life, medical, dental);
  • An employee assistance program;
  • A childcare center on location;
  • Competitive compensation, including annual bonus plan;
  • A pension plan with matching company contributions;
  • Employer-paid development and continuing education.

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