Chef de Projet Informatique Senior / SR IT Project Manager

Description

Titre du poste : Chef de projet informatique sénior

Emplacement: Montréal (hybride)

Rapports à: Directeur, Gestion des programmes informatiques

En tant que chef de projet TI principal, vous êtes responsable de la planification et de l'exécution réussies de projets et de programmes de moyenne à grande envergure. Vous travaillerez en étroite collaboration avec divers partenaires d'affaires, fournisseurs, consultants, chefs de projet, équipes de projet et fonctions TI. Vous gérerez les dépendances entre les projets, les ressources, les risques et la communication avec les parties prenantes. Vous êtes responsable de la gestion de tous les aspects de la livraison du projet, y compris le calendrier, la portée, le budget, l'approvisionnement, la qualité, les ressources et les rapports d'état. Vous gérerez et documenterez activement les risques, les problèmes, les décisions et les demandes de changement. Vous vous assurerez que les projets respectent les exigences de sécurité TI et les contrôles d'audit. Vous travaillerez avec les chefs de projet TI pour vous assurer que les responsabilités et les normes de gestion de projet TI sont respectées.

Responsabilités/responsabilités du poste :

PERSONNES

• Équipes de soutien - Présenter de nouveaux projets aux équipes de projet. Faciliter les présentations de l'équipe de projet. Créer des opportunités d'engagement d'équipe. Vous fournissez aux équipes des processus, des outils et un support de gestion de projet qui aident les équipes à apporter leurs meilleures performances.
• Responsabiliser les équipes - Communiquer des objectifs et des stratégies de projet. Organiser le travail autour des points forts de l'équipe. Communiquez et clarifiez les rôles, les responsabilités et les livrables des membres de l'équipe. Initier des techniques de gestion du changement organisationnel pour aider les parties prenantes à accepter et mettre en œuvre le changement.
• Mesurer les performances - Vous mesurez les performances de l'équipe de projet par rapport aux indicateurs de performance. Communiquer les résultats de performance. Aborder les objectifs manqués pour ramener les KPI au plan.
• Gérer les relations avec les fournisseurs - Nouer et soutenir des relations qui apportent de la valeur à Domtar à court et long terme. Contrôler la qualité des livrables fournisseurs. S'assurer que les jalons et les livrables de l'énoncé de travail sont atteints. Corriger tout manque de qualité. S'assurer que les termes et conditions sont respectés.
• Résoudre les conflits - Anticiper les zones potentielles de conflit. Identifier les causes des conflits. Identifier les résolutions potentielles de conflits. Écoutez les parties impliquées. Proposer des résolutions de conflits. Escaladez les incidents.

PROCESSUS

• Soutenir la planification du portefeuille - Fournir des contributions pour la hiérarchisation des projets et les revues de portefeuille.
• Planifier les programmes - Soutenir les stratégies et les objectifs annuels de livraison des projets. Mener des évaluations et des demandes de propositions (RFP). Travailler en collaboration avec l'équipe de gestion de projet pour produire les intrants nécessaires aux propositions de la porte 3. Travailler avec la direction TI et les propriétaires de produits pour communiquer la valeur commerciale et hiérarchiser les projets.
• Planifier des projets - Travailler avec l'équipe de projet pour présenter des éléments de planification détaillés pour l'approbation de la porte 3, y compris la portée, les exigences, les estimations de ressources, le calendrier et les coûts.
• Livrer des projets - Assurez-vous que les équipes de projet comprennent la valeur commerciale et l'urgence de livrer les projets dans les délais, dans la portée et dans les limites du budget. Soutenez les équipes avec des processus et des outils pour fournir une valeur commerciale conformément au plan. Signaler l'état hebdomadaire. Tirez parti du processus et des outils de gestion de projet itératifs, le cas échéant. Communiquer la valeur commerciale aux parties prenantes du projet dans l'exécution du projet. Planifier les activités de transfert de connaissances et de documentation. Évaluer et communiquer la préparation à la transition. Attribuer des activités pour transférer des connaissances. Confirmer que le transfert de connaissances est terminé. Clôturer le projet.
• Gérer les ressources - Travaillez avec la gestion du portefeuille de projets et les propriétaires de produits pour estimer avec précision la demande de ressources. Valider les estimations de la demande du projet en fonction de l'expérience antérieure. Surveillez les heures planifiées par rapport aux heures réelles pour améliorer les estimations de planification et éviter les collisions de ressources qui ont un impact négatif sur l'exécution. Assurez-vous que les ressources sont affectées aux projets en fonction des priorités. Affiner et communiquer la demande de projet mise à jour en fonction des besoins. Mettre à jour les estimations de ressources.
• Gérer l'approvisionnement - Fournir des informations sur les exigences d'approvisionnement. Gérer les relations avec les fournisseurs pendant la planification et l'exécution. Évaluer et approuver les contrats des fournisseurs pour exécuter les projets. Assurez-vous que les termes et conditions du contrat sont respectés. Gérer et suivre les contrats des fournisseurs pour s'assurer que toutes les activités sont exécutées et que les livrables sont atteints conformément aux conditions du contrat. Travailler avec la direction des fournisseurs pour résoudre tout différend contractuel.
• Gérer le budget - Mettre à jour les prévisions budgétaires mensuelles. Valider et traiter les factures pour approbation de paiement. Valider les résultats budgétaires mensuels. Préparer un rapport sur l'état du budget pour les mises à jour de pilotage et à la clôture du projet.
• Gérer le calendrier - Ajoutez des activités détaillées pour attribuer le travail et signaler l'avancement. Assurez-vous que les activités du calendrier sont régulièrement mises à jour avec le pourcentage réel d'achèvement et que l'équipe de projet ajoute des commentaires décrivant le travail effectué et/ou joignez des liens vers la documentation à l'appui. Mettez à jour les dates de début et de fin avec les dates réelles. Joindre une preuve d'approbation pour tous les produits.. Assurez-vous que les dépendances sont documentées et bien gérées. Documentez les réunions clés, y compris les mises à jour de pilotage avec notes et des présentations. Gérez les tableaux de bord, les indicateurs de performance clés et les rapports qui aident les équipes à se concentrer sur les affectations et informent les parties prenantes de l'état actuel. S'assurer que les dates des jalons de livraison sont respectées. Anticipez les étapes manquées et ajustez les activités pour respecter le calendrier.
• Gérer la portée - Documenter la portée et les exigences avec les affectations RACI. Gérer les livrables du périmètre et garantir des résultats de qualité. Valider que toutes les exigences sont mappées aux ensembles de tests (traçabilité des exigences). Vous assurer que la portée, les exigences et les résultats des tests sont documentés, livrés et approuvés par le business owner.
• Gérer les risques - Surveillez les dépendances des projets et les impacts des risques entre projets. Communiquez rapidement les risques réalisés et atténuez les impacts négatifs du projet. Communiquez les risques et les impacts à la direction TI, aux propriétaires de produits et aux comités de direction. Identifier de nouveaux risques. Documentez les risques avec des stratégies d'atténuation. Examinez et mettez à jour le registre des risques avec l'état actuel. Invoquer des stratégies d'atténuation. Communiquez l'état des risques.
• Gérer les problèmes - Surveiller la qualité de la gestion des problèmes. Assurez-vous que tous les problèmes et défauts sont consignés, attribués, résolus et fermés. Collaborer avec les parties prenantes pour résoudre les problèmes et les défauts. Communiquer régulièrement l'état des problèmes et des défauts. Collaborer pour résoudre les problèmes et les défauts remontés. Communiquer l'impact sur la livraison du projet.
• Gérer le changement - Surveillez la conformité de la gestion du changement du projet. Documenter les écarts de calendrier, de portée et de budget. Déterminer une stratégie pour atténuer la variance. Préparer et soumettre une demande de changement formelle pour modifier le calendrier, la portée ou le budget approuvé. Obtenir l'approbation de la direction, du parrain et de la direction du programme.
• Engager les parties prenantes - Évaluer les besoins de communication des parties prenantes. Identifiez plusieurs canaux de communication pour partager les informations du projet. Préparer les mises à jour de l'état du projet.

ENVIRONNEMENT

• Se conformer aux normes du projet - Suivre la méthodologie de gestion de projet approuvée. Documenter et obtenir l'approbation des livrables de gestion de projet. Contribuer aux initiatives d'amélioration continue.
• Se conformer aux exigences du contrôle général TI - Attribuer des activités pour compléter les livrables du contrôle général TI. Assurez-vous que les exigences de conformité sont testées. Assurez-vous que les approbations appropriées sont jointes aux résultats des tests. Documenter comment les livrables du contrôle général informatique sont réalisés. Initier l'examen et l'approbation de l'ITGC dans le cadre de la clôture du projet.
• Se conformer aux exigences de l'audit interne - Attribuer des activités pour compléter les livrables de l'audit interne. Planifier des revues régulières avec l'audit interne pendant l'exécution. Veiller à ce que les exigences d'audit interne soient testées. Joindre les approbations aux résultats. Documenter la façon dont les livrables sont réalisés. Initier l'examen et l'approbation de l'audit interne dans le cadre de la clôture.

Compétences fondamentales:

• Habileté à négocier et à résoudre des problèmes avec les intervenants
• Bonne attention aux détails combinée à la capacité de voir la situation dans son ensemble.
• Exercer son jugement et d'utiliser ses compétences analytiques dans des situations ambiguës.
• Compétences en communication verbale et écrite, de résoudre des problèmes et de bien communiquer
• Capacité d'apprendre rapidement et de s'adapter à un environnement changeant; rechercher proactivement des informations si nécessaire.
• Capacité à évaluer et à gérer les attentes
• Capacité à établir des priorités et des normes claires
• Capacité à écouter et à motiver
• Capacité à jongler et à gérer efficacement plusieurs priorités
• Capacité à piloter des projets, à influencer et à diriger le changement
• Capacité à anticiper, atténuer et surmonter la résistance au changement ou les revers
• Capacité à comprendre, communiquer et gérer les attentes des clients
• Flexibilité et rapidité d'adaptation aux conditions actuelles
• Approche créative pour résoudre les problèmes
• Planification et livraison axées sur les résultats
• Capacité à animer des réunions et à obtenir un consensus
• Capacité de structurer et d'organiser l'information

Expérience professionnelle/qualifications:

• Baccalauréat en TI, en génie, en commerce ou dans une discipline applicable
• Au moins 15 ans d'expérience de travail dans les technologies de l'information
• Au moins 10 ans d'expérience dans la gestion de projets TI, y compris une expérience de bout en bout pour des projets et programmes de moyenne à grande envergure
• Succès dans la gestion simultanée de plusieurs grands projets TI
• Compréhension étendue de l'infrastructure TI et de la technologie ERP (SAP)
• Expérience de la surveillance et de la gestion des performances des fournisseurs.
• Compréhension approfondie et capacité à gérer le ou les cycles de vie de développement de projets et de logiciels à l'aide des méthodologies Agile et Waterfall
• Minimum de 10 ans d'expérience dans la gestion de subordonnés directs
• Minimum de 10 ans d'expérience dans la gestion de budgets d'immobilisations et de dépenses
• Expérience démontrée avec MSWord, Excel, Visio, PowerPoint, SharePoint, MS Project ou Smartsheet
• Certification PMP ou expérience/formation équivalentes.
• Expérience en industrie manufacturière un atout

Vous devez réussir un processus de vérification pré-emploi.

Domtar est un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous invitons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à postuler.

Notre offre:

• Un emplacement au centre-ville (métro Place des Arts);
• Modalités de travail alternatives ; travail à distance hybride et horaires flexibles et d'été ;
• Un environnement de travail moderne et spacieux;
• Un plan d'assurance flexible (vie, médicale, dentaire);
• Un programme d'aide aux employés;
• Une garderie sur place;
• Rémunération compétitive, incluant un plan de primes annuelles ;
• Un régime de retraite avec cotisations patronales équivalentes;
• Développement et formation continue payés par l'employeur.

Position title: Senior IT Project Manager

Location: Montreal (hybrid)

Reports to: Director, IT Program Management

As a Senior IT Project Manager you are accountable for the successful planning and execution of medium- to large-size projects and programs. You will work in close collaboration with various business partners, suppliers, consultants, project managers, project teams and IT functions. You will manage cross-project dependencies, resources, risks, and stakeholder communication. You are responsible for managing all aspects of project delivery including schedule, scope, budget, procurement, quality, resources, and status reporting. You will actively manage and document risks, issues, decisions, and change requests. You will ensure projects meet IT security requirements and audit controls. You will work cooperatively with IT project managers to ensure IT Project Management responsibilities and standards are met. You will lead by example and in a way that encourages teamwork, collaboration, and trust.

Job Responsibilities/Accountabilities:

PEOPLE

• Support teams - Introduce new projects to project teams. Facilitate project team introductions. Intentionally create team engagement opportunities. Provide teams project management processes, tools, and support that help teams.
• Empower teams - Communicate clear project objectives and strategies. Positively influence others. Lead by example. Organize work around team strengths. Regularly communicate and clarify team member roles, responsibilities, and deliverables. Initiate organization change management techniques to help stakeholders accept and implement change.
• Measure performance - Measure project team performance against key performance indicators. Communicate team performance results. Address missed targets to bring KPIs back to plan.
• Manage supplier relationships - Engage and support relationships that bring Domtar short and long-term value. Monitor quality of supplier deliverables. Ensure statement of work milestones and deliverables are achieved. Address any quality shortfalls. Ensure contract terms and conditions are met.
• Resolve conflict - Anticipate potential areas of conflict. Identify root causes for conflict. Identify conflict resolutions. Actively listen to involved parties. Propose conflict resolutions.

PROCESS

• Support portfolio planning - Provide inputs for project prioritization and portfolio reviews.
• Plan programs - Support annual project delivery strategies and objectives. Lead assessments and requests for proposal (RFP). Work closely with project management team to produce inputs needed for Gate 3 proposals. Work with IT leadership and product owners to communicate business value and prioritize projects based on business need.
• Plan projects - Work with project team to present detailed planning inputs for Gate 3 approval including scope, requirements, resource estimates, schedule, and cost.
• Deliver projects - Ensure project teams understand business value and urgency to deliver projects on time, in scope, and on budget. Support project teams with process and tools to deliver business value according to plan. Report weekly status. Leverage iterative project management process and tools. Communicate business value to project stakeholders during project execution. Plan knowledge transfer and documentation activities. Assess and communicate transition readiness. Assign activities to transfer knowledge. Perform project closing activities.
• Manage resources - Work with project portfolio management and product owners to accurately estimate resource demand. Validate project demand estimates based on previous experience. Monitor planned vs actual hours to improve planning estimates and avoid resource collisions that negatively impact project execution. Ensure resources are assigned to projects based on highest priority projects first. Refine and communicate updated project demand based on actual delivery needs. Update forecasted resource estimates.
• Manage procurement - Provide input for procurement requirements. Manage supplier relationships during planning and execution. Evaluate and approve supplier contracts to execute projects. Ensure contract terms and conditions are followed. Manage and track supplier contracts to ensure all activities are performed and deliverables are achieved according to contract terms. Work with vendor management to resolve any supplier contract disputes.
• Manage budget - Update monthly budget forecast. Validate and process invoices for payment approval. Validate monthly budget results. Prepare budget status report for steering updates and at project closing.
• Manage schedule - Add detailed activities to assign work and report progress. Ensure schedule activities are updated with actual percent complete. Ensure project team adds comments describing work performed and/or attach links to supporting documentation. Update start and end dates with actual dates. Attach evidence of approval for all deliverables. Ensure dependencies are documented and managed. Document key meetings including steering updates with notes and presentations. Manage dashboards, KPIs, and reports that help teams focus on assignments and inform project stakeholders of current status. Ensure delivery milestones dates are achieved. Anticipate missed milestones and adjust activities to deliver schedule as planned.
• Manage scope - Document scope and requirements with RACI assignments. Manage scope deliverables and ensure quality results. Validate all requirements are mapped to test sets (requirements traceability). Ensure scope, requirements, and test results are documented, delivered, & approved.
• Manage risks - Monitor project dependencies and cross-project risk impacts. Communicate realized risks and mitigate negative project impacts. Communicate risks and impacts to IT leadership, product owners, and steering committees. Identify new risks. Document risks with mitigation strategies. Review and update risk register with current status. Invoke mitigation strategies. Communicate risk status.
• Manage issues - Monitor issue management quality. Ensure all issues and defects are logged, assigned, resolved, and closed. Collaborate with relevant stakeholders to resolve issues and defects when they occur. Regularly communicate issue and defect status. Work with stakeholders to resolve escalated issues and defects. Communicate impact on project delivery. Regularly perform lessons learned to promote awareness and empower teams to continually improve.
• Manage change - Monitor project change management compliance. Document schedule, scope, and budget variances. Determine strategy to mitigate variance. Prepare and submit formal change request to modify approved schedule, scope, or budget. Obtain formal program management, sponsor, and steering approval.
• Engage stakeholders - Evaluate stakeholder communication needs.. Prepare project status updates.

ENVIRONMENT

• Comply with project standards - Follow approved project management methodology. Document and obtain timely approval of project management deliverables. Contribute to continuous improvement initiatives.
• Comply with IT general control requirements - Assign activities to complete IT general control deliverables. Ensure compliance requirements are tested. Ensure proper approvals are attached to test results. Document how IT general control deliverables are achieved. Initiate ITGC review and approval.
• Comply with internal audit requirements - Assign activities to complete internal audit deliverables. Schedule regular reviews with internal audit during execution. Ensure internal audit requirements are tested. Ensure proper approvals are attached to test results. Document how internal audit deliverables are achieved. Initiate internal audit review and approval

Key Skills:

• Skilled in negotiating and problem-solving with internal & external stakeholders.
• Outstanding attention to detail combined with the ability to see the big picture.
• Comfortable exercising judgment and using analytical skills in ambiguous situations.
• Clear, effective verbal and written communication skills
• Ability to learn quickly and adapt to a changing environment; proactively seek out information
• Ability to assess and manage stakeholder expectations
• Ability to set clear priorities and standards
• Ability to listen and motivate others
• Ability to juggle and effectively manage multiple priorities
• Ability to drive projects, influence, and lead change
• Ability to anticipate, mitigate, and work through change resistance or setbacks
• Ability to understand, communicate and manage expectations
• Flexibility & quickness to adapt to current conditions
• Creative approach to resolving issues
• Results-oriented planning and delivery
• Ability to facilitate meetings and obtain consensus
• Ability to structure and organize information

Professional Experience/Qualifications:

• Bachelor's degree in IT, engineering, business, or applicable discipline
• At least 15 years of experience working in IT
• At least 10 years of experience managing IT projects, including end-to-end experience for medium-to-large projects and programs
• Success in managing multiple, large IT projects simultaneously.
• Broad understanding of IT infrastructure and ERP (SAP) technology
• Experience monitoring and managing vendor performance.
• Deep understanding of and ability to manage Project and Software Development Life Cycle(s) using both Agile and Waterfall methodologies
• Minimum of 10 years of experience managing direct reports
• Minimum of 10 years of experience managing capital and expense budgets
• Demonstrated experience with Word, Excel, Visio, PowerPoint, SharePoint, MS Project or Smartsheet
• PMP certification or equivalent experience/training.
• Experience in the manufacturing industry a plus

You must successfully complete a pre-employment verification.

Domtar is an equal opportunity employer. We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

Our offer:

• A downtown location (Place des Arts metro);
• Alternative Work Arrangements; hybrid remote work and flextime and summer hours;
• A modern and spacious work environment;
• A flexible insurance plan (life, medical, dental);
• An employee assistance program;
• A childcare center on location;
• Competitive compensation, including annual bonus plan;
• A pension plan with matching company contributions;
• Employer-paid development and continuing education.