Coordonnateur(trice), partenariats publics et industries culturelles

Raison d’être du poste

Le Groupe CH (Canadiens de Montréal, Rocket de Laval, evenko, L’Équipe Spectra, etc.) est à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice), partenariats publics et industries culturelles, pour contribuer au succès de nombreuses initiatives.

Relevant du Gestionnaire, partenariats publics et industries culturelles, vous fera partie d’une équipe d’une dizaine d’employés dédiés spécifiquement au financement public (subventions) des différents projets de la division Divertissement du Groupe CH. Ceux-ci incluent notamment les Festivals et les Agences d’artistes tels que les Francos de Montréal, Festival International de Jazz de Montréal, Montréal en Lumière, Osheaga, Heavy Montréal, IleSoniq, YULEAT, Juste pour rire, Zoofest & OFF-JFL et les agences d’artistes Spectra Musique et evenko.

Vous serez reconnu pour

Gestion et planification

• Suivi des contrats (en collaboration avec la directrice et les gestionnaires)
• Assurer le suivi des ententes contractuelles, veiller à la signature de ceux-ci auprès des personnes désignées;
• Mise à jour de la base de données;
• Faire ressortir les dates importantes dans les ententes contractuelles et les inscrire dans l’échéancier du département : date de versements – dates de bilans - date limite pour les rééditions de comptes,

Lobby (en collaboration avec la/le chargé(e) de projet attitré(e))

• Préparer et faire un suivi des déclarations et des activités de lobbyistes des différentes fiches/clients du Groupe CH aux registres des lobbyistes du Québec et du Canada.

Suivi administratif et recevables

• Assurer le suivi des paiements reçus aux dates prévues dans les conventions et/ou en fonction des réclamations;
• Tenir à jour la base de données (Monday), bottin de contact du département, classement et archivage des dossiers;
• Abonnements aux différentes cotisations (REMI, Chambre de commerce,);
• Facturation des cellulaires du département;
• Gestion de la boite courriel administrative;
• Mise à jour du tableau des mots de passe, identifiants, responsables, registre des entreprises, site web;
• Administration légale : assurer et valider annuellement les changements requis (résolutions d’autorisation de signature, liste des membres des différents conseils d’administration, documents

Vigie, recherche et analyse

• Participer à la planification annuelle des recherches de subvention par propriété en vue d’établir un plan d’opération avec les gestionnaires du département.

Communication, visibilité et relations publiques

• Coordonner et centraliser avec les autres départements de la compagnie, la récolte des informations (communication, marketing, relations publiques) dans un tableau en vue de faciliter le processus rédactionnel de la demande des subventions.

Sondage (en collaboration avec les gestionnaires)

• Coordonner les demandes requises et la préparation nécessaire en vue de la bonne exécution des sondages et études requises par festival;
• Coordonner les factures et payement avec la firme de

Protocole (en collaboration et soutien à la/le chargé(e) de projet attitré(e) au protocole)

• Coordonner des rencontres avec le département des relations publiques et communications afin d’évaluer les activités requises et convenues lors de la signature des ententes contractuelles par partenaires et par festival;
• Déterminer un calendrier d’activités et le faire approuver par la direction et le partenaire;
• Collaborer à la logistique lors des éditions de chaque événement et si besoin être disponible pour les accueils et déplacements des dignitaires;
• Coordonner la logistique découlant des billets de faveur pour les partenaires publics, c’est-à-dire : inscription, envoie, transmission de l’information, etc.

Rédaction

• Rédiger en collaboration avec les gestionnaires des rapports, mémoires, lettres et autres tout autres documents visant des demandes de subventions ou positionnement de l’entreprise.

Nous voulons vous rencontrer si vous avez les qualifications suivantes :

• 2 à 4 ans d’expérience dans un rôle administratif;
• Formation en lien avec le poste;
• Excellentes aptitudes en rédaction et révision de texte;
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel), Filemaker et Dynamics un atout;
• Excellente capacité d’adaptation et à travailler avec des échéanciers serrés;
• Grand sens de l’organisation et initiative;
• Discrétion et bon jugement;
• Disponibilité pendant la période des festivals

Nous célébrons la diversité

Au Groupe CH, nous favorisons une culture inclusive, visant l’embauche de personnes provenant de divers horizons et ayant des expériences variées.

Nous nous engageons à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion au sein de notre communauté.

Nous offrons un lieu de travail inclusif où les employés peuvent se démarquer et mettre à profit leur unicité et leurs talents pour innover et atteindre leur plein potentiel.

Toutes les candidatures seront étudiées, toutefois, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

* L'usage du genre masculin a pour unique but d’alléger le texte.