La gestion de projet peut rapidement devenir un casse-tête, par le nombre et l’ampleur de chantiers en cours, et à cause des multiples intervenants et organisations impliqués. Conseils pour décomplexifier un projet.
Décomposer le projet en petites parties
Comment mange-t-on un éléphant ? Une bouchée à la fois ! Il en va de même pour la planification d’un projet. Marc Lepage, PMP et conseiller en communication chez Hydro-Québec, suggère d’abord de décomposer un projet en plusieurs petites parties, afin de comprendre l’ampleur réelle des tâches à accomplir.
Décomplexifier un projet en parlant à des experts
« On ne doit pas hésiter à impliquer des experts à l’étape de la planification, poursuit Marc Lepage. Ce sont eux qui pourront nous dire si on a oublié ou sous-estimé un aspect du projet. Ils pourront aussi nous dire si notre plan est réaliste, et si les solutions envisagées tiennent la route. »
Décomplexifier un projet en documentant les décisions
Quand une équipe de travail fait face à un problème, elle en discute, sollicite des avis et décide d’une marche à suivre. Marc Lepage rappelle que ces microdécisions doivent être documentées quelque part, de manière transparente, afin que le gestionnaire de projet et les autres équipes de travail puissent suivre et comprendre l’évolution du projet.
Choisir les bons outils de communication
La communication est un enjeu crucial de la gestion de projet. Les outils de communication doivent être choisis non seulement en fonction du projet, mais aussi de la culture de l’entreprise qui mène le projet, précise Marc Lepage. « Si une équipe est habituée à travailler sur une plateforme en particulier, ce n’est peut-être pas le moment d’arriver avec une toute nouvelle plateforme que personne ne connaît… De plus, quand on s’est entendu sur un outil de communication, on doit s’assurer que tout le monde l’utilise. »
Respecter le « scope » du projet
Le « scope » ou le « contenu » a pour but d’établir tout ce qui fait partie d’un projet et tout ce qui n’en fait pas partie. Car il est tentant, en cours de route, d’ajouter des dimensions au projet. « C’est normal, explique Marc Lepage, les gens qui travaillent sur le projet en connaissent les moindres détails. Ils peuvent être tentés de se dire : pendant qu’on y est, on devrait améliorer ceci ou cela. Notre travail, c’est de garder le cap sur les objectifs de départ et de rappeler à tous que l’on a un budget et des échéanciers à respecter. »